ビジネスの場面では、メールの返信も重要なコミュニケーション手段です。
依頼への対応、感謝の気持ち、フォローアップ、時には断りのメールも必要になります。
この記事では、シーン別の具体的な返信フレーズを紹介し、メールの目的に応じた最適な書き方を解説します。
この記事を読めば、どんなビジネスメールでも自信を持って返信できるようになり、相手との信頼関係を築けるようになります。
それでは、早速依頼への返信例から見ていきましょう！
依頼への返信フレーズと例文
依頼を受け入れる場合も、断る場合も、丁寧でプロフェッショナルなトーンで返信することが重要です。
ここでは、依頼を承諾する場合と、丁寧に断る場合の例文を紹介します。
1. 依頼を快く承諾する場合
Thank you for your email. I am happy to assist you with the requested task and will have it completed by Friday. Please let me know if there are any further details you need.
Best regards,
Ken Tanaka
（スミス様
メールありがとうございます。ご依頼の業務を喜んでお手伝いさせていただきます。金曜日までに完了する予定です。追加のご要望があればお知らせください。
敬具
ケン・タナカ）
- 「I am happy to assist you…」：依頼を快く引き受けるフレーズです。
- 「Please let me know if…」：相手のさらなる要求に柔軟に対応する姿勢を伝えます。
2. 依頼を受け入れつつ条件を伝える場合
Thank you for reaching out. I would be glad to work on this task. However, due to my current schedule, I will need an extension until next Wednesday. Please let me know if that works for you.
Best,
Sara Lopez
（ロペス様
ご連絡ありがとうございます。このタスクに取り組ませていただきます。ただ、現在のスケジュールの都合上、来週の水曜日までの延長をお願いできればと思います。ご都合がよろしければお知らせください。
よろしく
サラ・ロペス）
- 「I would be glad to work on this task」：ポジティブな姿勢を示しつつ、対応の意欲を伝えます。
- 「Please let me know if that works for you」：相手の承認を促す丁寧な表現です。
3. 依頼を丁寧に断る場合
Thank you for your email. Unfortunately, I am currently unable to take on this task due to other commitments. However, I would be happy to recommend a colleague who can assist you. Please let me know if that would be helpful.
Kind regards,
Yumi
（ジョンソン様
メールありがとうございます。残念ながら、他の業務の都合により、今回のタスクをお引き受けすることができません。ただ、担当できる同僚をご紹介することは可能ですので、もしよろしければお知らせください。
よろしくお願いいたします。
ユミ）
- 「Unfortunately, I am currently unable to…」：断る際の丁寧な表現です。
- 代替案を提案する：「I would be happy to recommend a colleague」と伝えることで、前向きな印象を残します。
依頼への返信のポイント
- 感謝の言葉を忘れない：依頼を受けたことに感謝する表現を入れることで、礼儀正しい印象を与えます。
- 状況を明確に伝える：承諾する場合も、断る場合も、理由や条件を明確に説明しましょう。
- 柔軟な姿勢を示す：「Please let me know if…」などで、相手の追加の要望に応じる意思を伝えます。
感謝の返信フレーズと例文
ビジネスメールでは、相手への感謝の気持ちを伝えることが信頼関係の構築につながります。
資料の送付や協力へのお礼など、状況に応じた適切な感謝の言葉を使い、礼儀正しい返信を心がけましょう。
ここでは、さまざまな場面で使える感謝のフレーズとその例文を紹介します。
1. 資料や情報の送付への感謝
Thank you very much for sending the report. It is exactly what we needed, and we appreciate your prompt response. If we have any further questions, we will reach out to you.
Best regards,
Ken Tanaka
（ブラウン様
レポートをお送りいただき、誠にありがとうございます。まさに必要としていたもので、大変助かりました。ご質問があれば改めてご連絡いたします。
敬具
ケン・タナカ）
- 「Thank you very much for…」：感謝を示す基本のフレーズです。
- 「we appreciate your prompt response」：迅速な対応へのお礼を伝えることで、相手に好印象を与えます。
2. 会議やアポイント後のお礼
Thank you for taking the time to meet with me yesterday. I found our conversation very insightful and look forward to exploring ways we can collaborate.
Sincerely,
Sara Lopez
（ロペス様
昨日はお時間をいただき、ありがとうございました。非常に有益なお話を伺うことができ、今後の協業の可能性を探るのが楽しみです。
敬具
サラ・ロペス）
- 「Thank you for taking the time to meet with me」：会議やアポイントへの感謝を伝える表現です。
- 次のステップに言及：協力の可能性に触れることで、前向きな関係を示します。
3. 協力やサポートへのお礼
I truly appreciate your support on the recent project. Your insights and feedback were invaluable, and we look forward to working with you again in the near future.
Kind regards,
Yumi
（ジョンソン様
この度のプロジェクトでのご支援に心より感謝申し上げます。貴重なご意見とフィードバックをいただき、大変参考になりました。また近いうちにご一緒できることを楽しみにしております。
よろしくお願いいたします。
ユミ）
- 「I truly appreciate your support」：感謝の気持ちを強調する表現です。
- 「We look forward to working with you again」：次回の協力を期待する前向きな姿勢を示します。
感謝の返信でのポイント
- 具体的な内容に言及する：「the report」「our conversation」など、相手が提供したものに触れると丁寧です。
- 次の行動を示す：「We look forward to…」など、今後の展開を期待するフレーズを入れると、関係を前向きに保てます。
- フォーマルなトーンを維持する：「Sincerely」「Kind regards」など、感謝のメールには礼儀正しい締めの言葉を使いましょう。
フォローアップメールの返信フレーズ
ビジネスの場面では、フォローアップメールの返信が次のステップを促し、関係を継続する重要な役割を果たします。
会議後の確認や進捗の追跡、追加情報の提供に対する返答など、フォローアップの返信には明確かつ前向きな姿勢が求められます。
ここでは、具体的な返信フレーズを紹介します。
1. 会議後のフォローアップ返信
Thank you for your follow-up email. I appreciate the summary of our discussion and agree with the next steps outlined. I will start working on the assigned tasks immediately and provide updates by the end of the week.
Best regards,
Ken Tanaka
（ブラウン様
フォローアップのメールをありがとうございます。お話の要約と次のステップに賛同いたします。早速ご依頼いただいたタスクに着手し、週末までに進捗をご報告いたします。
敬具
ケン・タナカ）
- 「Thank you for your follow-up email」：フォローアップメールへのお礼を伝える丁寧な表現です。
- 「agree with the next steps」：合意を伝え、次のステップに進む意思を示します。
2. 進捗状況の報告を求めるフォローアップ
Thank you for checking in. We are making steady progress on the project, and I will share a detailed update in our next meeting. Please let me know if you need any information in the meantime.
Best,
Sara Lopez
（ロペス様
ご確認のメールをありがとうございます。プロジェクトは順調に進んでおり、次回のミーティングで詳細な進捗報告をいたします。それまでにご質問やご要望があればお知らせください。
よろしくお願いいたします。
サラ・ロペス）
- 「Thank you for checking in」：相手が進捗を確認してくれたことへの感謝を示すフレーズです。
- 「Please let me know if you need…」：相手に必要な情報があれば気軽に連絡できるよう促します。
3. 資料の送付後のフォローアップ
Thank you for the additional information. I have reviewed the documents and will include them in my report. If there are any other materials you would like me to consider, please feel free to let me know.
Kind regards,
Yumi
（ジョンソン様
追加情報をお送りいただき、ありがとうございます。資料を確認し、レポートに反映させます。他にご参考にすべき資料がありましたら、どうぞお知らせください。
よろしくお願いいたします。
ユミ）
- 「Thank you for the additional information」：送付された資料に対する感謝を表すフレーズです。
- 「please feel free to let me know」：相手が追加の要望を伝えやすい雰囲気を作ります。
フォローアップ返信のポイント
- 次の行動を明確に伝える：「I will provide updates by…」など、いつ何をするかを明示すると信頼感が高まります。
- 感謝と確認のバランスを取る：感謝を示しつつ、進捗や必要事項を確認するフレーズが有効です。
- 柔軟な姿勢を示す：相手の追加要望にも応じられるよう、「Please let me know if…」を使いましょう。
断りの返信フレーズと例文
ビジネスシーンでは、依頼や提案を丁寧に断る必要がある場面もあります。
相手との関係を損なわないよう、断りの理由を明確に伝えつつ、代替案や謝意を示すことがポイントです。
ここでは、状況に応じた断りのフレーズと例文を紹介します。
1. 提案を断る場合
Thank you for your proposal. After careful consideration, we have decided not to proceed with the suggested partnership at this time. However, we appreciate your efforts and will keep your proposal in mind for future opportunities.
Best regards,
Ken Tanaka
（スミス様
ご提案をありがとうございます。慎重に検討した結果、今回はご提案いただいたパートナーシップを進めないことにいたしました。しかしながら、今後の機会に向けてご提案を検討させていただきます。
敬具
ケン・タナカ）
- 「After careful consideration…」：断る理由を伝える定番の表現です。
- 「keep your proposal in mind」：将来の機会に向けた前向きな姿勢を示します。
2. 依頼を断る場合
Thank you for your kind request. Unfortunately, due to our current workload, we are unable to take on additional tasks at the moment. We hope to collaborate with you on other projects in the near future.
Best,
Sara Lopez
（ロペス様
ご依頼をいただき、ありがとうございます。あいにく現在の業務量のため、現時点では新しいタスクをお引き受けすることができませんが、近い将来、他のプロジェクトでご一緒できることを楽しみにしております。
よろしくお願いいたします。
サラ・ロペス）
- 「Unfortunately, due to…」：状況を説明しながら丁寧に断るフレーズです。
- 将来の協力を示唆：「We hope to collaborate with you…」で、良好な関係を保ちます。
3. 提案を変更したい場合
Thank you for your suggestion. While your idea is valuable, we believe a slightly different approach might suit our current strategy better. We would be happy to discuss alternative options with you.
Kind regards,
Yumi
（ジョンソン様
ご提案をいただき、ありがとうございます。非常に有益なアイデアではありますが、現状の戦略には若干異なるアプローチが適していると考えております。代替案についてご相談させていただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
ユミ）
- 「While your idea is valuable…」：提案の価値を認めつつ、自分たちの考えを伝えるフレーズです。
- 代替案を示す：「We would be happy to discuss alternative options」で、相手との協力関係を維持します。
断りの返信のポイント
- 断りの理由を明確に伝える：「due to our current workload」のように、理由を丁寧に伝えます。
- 感謝の言葉を忘れない：相手の努力や提案に対して感謝を示すことで、前向きな印象を残します。
- 代替案や今後の協力を示唆する：断った後も関係を維持するため、次の可能性に言及します。
まとめ：ビジネス英語メールの返信で信頼関係を築こう
ビジネスシーンでは、適切な返信が関係の継続や信頼構築に不可欠です。
依頼への対応、感謝、フォローアップ、断りのメールを丁寧に行うことで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
- 依頼への返信：快く引き受ける場合も、断る場合も、感謝と状況の説明を忘れない
- 感謝のメール：会議や資料提供など、相手のサポートに対する感謝を具体的に伝える
- フォローアップの返信：次のステップを明確に伝え、相手との連携を強化
- 断りの返信：理由を伝えつつ、代替案や次の機会に言及して良好な関係を維持
この記事のフレーズを参考に、次に来たメールに丁寧な返信をしてみてください。
繰り返し使うことで、自然に身につき、効率的なメール対応が可能になります。
