ビジネスシーンでは、英語でのメールの書き方が信頼構築や業務を円滑に進めるカギになります。
しかし、どのように書き出し、自己紹介し、メールを締めくくれば良いか悩む方も多いのではないでしょうか？
特に初めての相手や重要な取引先へのメールは、失礼がないように注意が必要です。
この記事では、書き出しの挨拶、自己紹介、件名、結びのフレーズといったメールの基本構成を具体的な例文で解説します。
書き出しのフレーズと挨拶の例文
ビジネスメールの第一印象は書き出しの挨拶で決まります。
相手との関係性やシチュエーションに応じた適切なフレーズを使うことで、プロフェッショナルな印象を与えられます。
ここでは、初対面や久しぶりの連絡など、シーン別に使える書き出しの例文を紹介します。
1. 初めての相手への挨拶
I hope this email finds you well. My name is Ken Tanaka, and I am writing to introduce myself as the new project manager at XYZ Company.
（スミス様
お元気のことと存じます。XYZ社の新しいプロジェクトマネージャーとして自己紹介のためにご連絡差し上げました。）
- 「Dear [名前]」：ビジネスのメールでは、相手の名前を使った丁寧な呼びかけが基本です。
- 「I hope this email finds you well」：初対面の相手への丁寧な挨拶としてよく使われるフレーズです。
2. 再度連絡する場合の挨拶
It’s a pleasure to get in touch with you again. I hope you are doing well since our last meeting.
（ロペス様
再度ご連絡できて嬉しく思います。先日のご面会以降、お元気でお過ごしでしょうか。）
- 「It’s a pleasure to get in touch with you again」：過去に面会した相手とのメールで使える表現です。
- 「I hope you are doing well since…」：以前の会話を思い出させ、温かみのあるトーンを作り出します。
3. 急ぎの連絡を伝える場合
I am contacting you regarding an urgent matter related to the upcoming project deadline. Please find the details below.
（ジョンソン様
近日締切のプロジェクトに関する緊急の要件でご連絡いたしました。詳細は以下に記載しております。）
- 「I am contacting you regarding…」：メールの目的をはっきり伝えます。
- 急ぎの場合：「urgent matter」などの表現で、すぐに対応が必要なことを示します。
4. 取引先への丁寧な挨拶
I hope you are well. I am writing to follow up on the contract we discussed last week.
（ブラウン様
お元気でいらっしゃいますでしょうか。先週お話しした契約について、フォローアップのためにご連絡いたしました。）
- 「follow up on…」：進捗確認やフォローアップの目的を伝える時に使います。
- 「I hope you are well」：相手の体調を気遣う一言が、丁寧な印象を与えます。
書き出しのポイント
- 相手の名前や役職を確認する：名前や肩書きを間違えないよう注意しましょう。
- 目的を簡潔に伝える：「I am contacting you regarding…」など、何のためのメールか最初に伝えると親切です。
- 丁寧なトーンを保つ：プロフェッショナルな印象を与えるため、定型的な挨拶を忘れずに。
自己紹介やメールの目的を伝えるフレーズ
ビジネスメールでは、自己紹介とメールの目的を明確に伝えることが重要です。
初めての相手には、自分の所属や役職を説明し、なぜ連絡したのかをはっきり伝えることで、相手の理解と信頼を得られます。
ここでは、シーン別の自己紹介と目的伝達の例文を紹介します。
1. 初めての相手への自己紹介
My name is Ken Tanaka, and I am a sales representative at XYZ Corporation. I am writing to introduce myself and to follow up on our recent conversation about your company’s product needs.
（ジョンソン様
私の名前はケン・タナカです。XYZ社の営業担当をしています。貴社の製品ニーズに関する最近のお話のフォローアップのため、ご連絡差し上げました。）
- 「My name is…」：自己紹介の基本のフレーズです。
- メールの目的を明確に：「I am writing to introduce myself」など、連絡した理由を一文で伝えるのがポイントです。
2. ミーティングやアポイントの依頼
I am Sara Lopez, the marketing manager at ABC Inc. I would like to request a meeting with you next week to discuss potential collaboration opportunities between our companies.
（スミス様
私はABC社のマーケティングマネージャー、サラ・ロペスです。来週、貴社との協業の可能性についてお話するためにお時間をいただけないかと存じます。）
- 「I would like to request a meeting…」：ミーティングやアポイントの依頼に使える表現です。
- 具体的な目的を伝える：「to discuss potential collaboration」で、会議の主題を示します。
3. 資料や情報提供の連絡
I am Yumi, and I am writing to share the latest report on market trends that may be relevant to your business. Please find the attached document for your review.
（ブラウン様
私はユミです。貴社のビジネスに関連する市場動向に関する最新レポートを共有するために、ご連絡差し上げました。添付の資料をご確認ください。）
- 資料提供時の一文：「Please find the attached document」で、添付資料への言及ができます。
- 簡潔な目的の伝達：「I am writing to share…」と伝えれば、相手に目的が明確に伝わります。
自己紹介と目的伝達のポイント
- 役職や会社名を必ず含める：初対面の場合は、自分の役職と所属を伝えることで信頼感を高めます。
- メールの目的を一文で伝える：「I am writing to…」を使い、要点を簡潔にまとめましょう。
- 丁寧な依頼を心がける：依頼やお願いの際は、「I would like to request…」などの表現を使い、柔らかいトーンにしましょう。
件名でメールを引き締めるコツ
件名（Subject）は、メールの内容を一目で伝える重要な要素です。
忙しいビジネスパーソンに読まれるためには、短く、わかりやすく、魅力的な件名をつけることがポイントです。
ここでは、効果的な件名の書き方と具体例を紹介します。
1. ミーティングやアポイントの件名
- Meeting Request: Discussion on Potential Collaboration
（ミーティング依頼：協業の可能性についての議論） - Follow-Up: Scheduling Our Next Meeting
（フォローアップ：次回ミーティングのスケジュール調整）
- 「Meeting Request:」：何についてのミーティングかを件名に含めることで、相手がすぐに内容を把握できます。
- フォローアップ：「Follow-Up」で、以前のやり取りの続きであることを示します。
2. 資料送付や情報共有の件名
- Report on Market Trends: Please Review
（市場動向に関するレポート：ご確認ください） - Requested Documents: Attached for Your Review
（ご依頼の資料：ご確認用に添付いたしました）
- 「Please Review」：相手に確認してほしいことを明示するフレーズです。
- 添付資料の言及：「Attached」を使って、資料が添付されていることを伝えます。
3. 初めての連絡や自己紹介の件名
- Introduction: Ken Tanaka from XYZ Corporation
（自己紹介：XYZ社のケン・タナカです） - New Business Inquiry: Introduction and Proposal
（新規ビジネスのご提案：自己紹介と提案）
- 「Introduction」：初めての連絡であることをシンプルに伝えます。
- 新規提案や問い合わせ：「New Business Inquiry」でビジネスの新しい機会を示します。
件名のポイント
- 短く簡潔に：件名は長すぎないようにしましょう（50文字以内が目安）。
- 具体的な内容を盛り込む：メールの内容を予測しやすい件名が理想です。
- 緊急性を示す：「Urgent」や「Response Needed」などの表現で、対応が急ぎであることを示すことも有効です。
- フォーマルなトーンを保つ：相手に失礼のないよう、件名でも丁寧さを心がけましょう。
結びのフレーズとメールの締め方
ビジネスメールの最後をどのように締めくくるかは、相手への印象を決定づける大切な要素です。
適切な結びのフレーズを使うことで、メール全体が丁寧かつプロフェッショナルな印象になります。
ここでは、シチュエーション別の結びの例文を紹介します。
1. 一般的なビジネスメールの結び
Best regards,
Ken Tanaka
（ご連絡をお待ちしております。
敬具
ケン・タナカ）
- 「I look forward to hearing from you soon」：返答を促すために使う一般的なフレーズです。
- 「Best regards」：多くのビジネスシーンで使えるフォーマルな締めの言葉です。
2. 丁寧な依頼やお願いを含めた結び
Sincerely,
Sara Lopez
（更新されたレポートを金曜日までにご送付いただけますと幸いです。ご協力に感謝いたします。
敬具
サラ・ロペス）
- 「Thank you in advance」：依頼の際に、事前の感謝を表現するフレーズです。
- 「Sincerely」：より丁寧でフォーマルな印象を与えたいときに使えます。
3. 緊急の対応をお願いする場合の結び
Kind regards,
Yumi
（迅速なご対応をいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
ユミ）
- 「Your prompt response would be greatly appreciated」：緊急性を伝えるフレーズです。
- 「Kind regards」：カジュアルすぎず、しかし柔らかい印象を与える締めの言葉です。
4. 会議やアポイントの確認メールの結び
Best,
Ken
（ご提案の時間がご都合よろしければご一報ください。お会いできるのを楽しみにしています。
よろしく
ケン）
- 「Please let me know if…」：相手からの確認を求める際に使います。
- 「Best」：カジュアルで親しみやすい締めの言葉ですが、ビジネスでも使われます。
結びのフレーズのポイント
- 感謝の気持ちを伝える：「Thank you in advance」などで、依頼に対する感謝を表現しましょう。
- 相手の返答を促す：「I look forward to hearing from you」を使うと、次のアクションを期待する意思を伝えられます。
- フォーマル度を調整する：相手や状況に応じて、「Sincerely」や「Best」のようにトーンを調整しましょう。
ビジネス英語メールの基本を押さえて、スムーズなやり取りを！
ビジネスの場面では、英語メールが重要なコミュニケーションツールです。
書き出しから自己紹介、目的の伝達、件名の工夫、結びまでの基本を押さえることで、相手に好印象を与え、信頼関係を築くことができます。
- 書き出しの挨拶：相手との関係や状況に応じた丁寧なフレーズを使い、メールの冒頭で良い印象を与える
- 自己紹介と目的の伝達：簡潔で分かりやすい表現で、なぜ連絡したかを明確に伝える
- 件名の工夫：短く要点を押さえた件名で、メールの内容が一目で伝わるようにする
- 結びのフレーズ：感謝の気持ちや次のアクションを促し、メールを丁寧に締めくくる
この記事で紹介したフレーズを使って、次に送る英語メールの下書きを作成してみてください。
繰り返し使うことで、自分の言葉として自然に身につきます。
